برنامج إدارة الطلبات لشركات التوزيع والتجارة
يوفر أفضل برنامج لإدارة الطلبات حلاً فعالًا يتعامل مع تتبع ومعالجة طلبات العملاء من إنشائها حتى التسليم من خلال المبيعات، والمخزون، والتنفيذ، والدفع.
في شركات التوزيع بالجملة، غالبًا ما تُستلم الطلبات من مصادر متعددة تعكس حاجة قنوات مبيعات متعددة مثل المبيعات المباشرة، ومنصات التجارة الإلكترونية B2B، أو من خلال الوسطاء أو متاجر الاستيداع. تتطلب هذه الحالة تنسيقًا فعالًا بين عدة أقسام وأشخاص، بما في ذلك التعاون بين موظفي المستودعات، ومندوبي المبيعات، والمديرين، والمشترين، وموظفي التوصيل، والمحاسبين. كما تتطلب التعاون مع جهات خارجية مثل الموردين، والموزعين، ومزودي النقل واللوجستيات.
كيف تحسن أنظمة إدارة الطلبات باستخدام البرمجيات؟
إنشاء أمر بيع بسرعة
- مع وظيفة إدارة المنتجات في EMERGE، يمكنك تعيين نطاقات الأسعار، تنفيذ التسعير المتدرج، وتخصيص قوائم الأسعار للعملاء. لذا عند إنشاء طلب بيع، يمكن اختيار قائمة الأسعار المناسبة أو السعر المحدد لكل عميل بدقة وسرعة أكبر.
- بالنسبة للمبيعات المباشرة في المتاجر الفعلية التي قد تمتلكها بعض شركات التوزيع بالجملة، نقدم ميزة إنشاء الطلب السريع خصيصًا لعمليات البيع بالتجزئة عندما تحتاج إلى عملية سريعة وبسيطة مثل نظام نقاط البيع.
- مع عرض معلومات واضحة عن الدفعة وتاريخ الانتهاء مع كل عنصر يتم اختياره عند إنشاء الطلب، نأمل أن يساعد ذلك في جعل عملية المبيعات أكثر دقة واستخدام المخزون بكفاءة وفقًا لطريقة FIFO.
- يمكن إضافة رسوم إضافية بشكل متناسب إلى العناصر الفردية أو إلى الطلب بأكمله لتلبية احتياجات بعض شركات التوزيع العالمية.
- مع الطلبات من Shopify، يمكنك استيرادها بسهولة إلى EMERGE. وسيتم تمييز هذه الطلبات تلقائيًا كطلبات Shopify، مما يجعل التتبع والتقارير أكثر دقة.
تطبيق إدارة الطلبات الذي يمكن تسجيل الدخول إليه من الهاتف الذكي أو الآيباد أو اللابتوب يساعد مندوبي المبيعات على إنشاء الطلبات أثناء التنقل، ويمكن للمستلمون تقديم الطلبات لمراجعتها، كما يمكن استيراد طلبات المبيعات من منصات التجارة الإلكترونية الأخرى إلى البرنامج.
إدارة أوامر الشراء في برنامج إدارة الطلبات
في EMERGE، يمكنك أيضًا إدارة أوامر الشراء بكفاءة لضمان توفر المبيعات في الوقت المناسب.
- قم بتعيين نقطة إعادة الطلب بكمية دنيا ليقوم نظام إدارة الطلبات بتذكيرك عندما يصل المخزون إلى هذا الحد. سيتم إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا مع المورد المناسب الذي قمت بإعداده مسبقًا، كل ما عليك هو مراجعتها وإرسالها دون القلق بشأن الدقة.
- إذا كان لديك الكثير من الطلبات ولكنك ترغب في الحفاظ على مخزون محدود، فإن ميزة الطلبات المؤجلة في EMERGE تلبي احتياجاتك. يقوم النظام الآن بمراجعة جميع طلبات المبيعات الحالية ويقارنها مع المخزون، ويقترح طلبًا مؤجلًا للمورد المناسب بالكمية الدقيقة التي تحتاج إلى شرائها.
- بالنسبة للحاجة إلى العثور على موردين موثوقين لإدارة مخزون محدود، يعرض تقرير أداء تسليم الموردين أداء الموردين، مما يساعدك في التعرف على الموردين الموثوقين.
تنفيذ الطلب والتوصيل في نظام إدارة الطلبات
برنامج إدارة الطلبات الجيد لا يوفر فقط وظيفة إدارة الطلبات، بل يتتبع أيضًا عملية التنفيذ حتى التسليم، مما يجعل العملية بأكملها سلسة وفعالة.
- من طلب المبيعات، يمكنك بسرعة إنشاء الشحنات مثل الشحنات الجزئية أو الشحنات الكاملة أو الشحن المباشر حسب احتياجاتك. يتم تخزين حالة التوصيل لجميع الشحنات في وحدة التنفيذ، حيث يمكنك تتبع ومراقبة الشحنات وكذلك إنشاء الفواتير لها.
- يدعم EMERGE نسخة محمولة يمكنك تسجيل الدخول إليها باستخدام هاتفك الذكي أو الماسح الضوئي. يساعد هذا موظفي المخازن على تسريع عملية التعبئة عن طريق مسح الرموز الشريطية. يمكن تتبع جميع المعلومات عن الشحنات والطلبات بسهولة على هاتفك.
- بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء وطباعة ملصقات الباركود وملصقات الشحن في EMERGE. ندعم طباعة ملصقات متعددة مرة واحدة بحجم A4 وملصق فردي (5×2.5 سم)، مما يوفر المال.
فاتورة، دفع وتتبع حالة الطلب
- تابع حالة طلباتك مع تحديثات فورية عبر مراحل مثل قيد الانتظار، مؤكد، قيد المعالجة، تم الشحن، وتم التسليم. يمكنك أيضًا تخصيص هذه الحالات لتناسب سير عمل عملك. هذا يبقيك وأيضًا عملاءك على اطلاع دائم.
- باستخدام نظام إدارة الطلبات، يمكنك إعداد وصول المستخدمين لموظفيك من أجل الشفافية المالية وكذلك تحديد عمليات الموافقة عبر المبيعات والفواتير والمشتريات لضمان دقة كل شيء وتحكمه.
- في EMERGE، يمكنك بسهولة تتبع الفواتير ومدفوعات العملاء ضمن الحسابات المدينة، ومراقبة إيصالات الموردين ضمن الحسابات الدائنة. تبقى سجلاتك المالية منظمة ويسهل الوصول إليها مع تحديثات الحالة في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا بسرعة إنشاء وإصدار مذكرات ائتمان للعملاء ومذكرات خصم للموردين.
- يقدم EMERGE أيضًا واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة (Open API)، مما يسهل التكامل مع بوابات الدفع وأنظمة الفواتير الموجودة لديك من أجل معاملات سلسة ومؤتمتة.
إدارة المرتجعات والتبديلات
في العديد من شركات التوزيع بالجملة، تُعطى أولوية لخدمة ما بعد البيع مثل دعم طلبات العملاء بعد شراء المنتج. السبب هو أن هذه العملية قد تحدد تجربة الشراء الكاملة للعميل. يوفر EMERGE وحدة CRM تساعدك على تنظيم وتوحيد خدمة ما بعد البيع بشكل مرتب دون التأثير على تقارير المخزون والمالية الحالية.
- يمكن إدارة حالات الدعم مثل المرتجعات، التبديلات، وطلبات الاستبدال بفعالية في وحدة CRM. يمكنك بسهولة اختيار أي طلب بيع ينتمي لأي عميل وتحديد أي العناصر تحتاج دعم بمساعدة البرنامج.
- جميع الوثائق ذات الصلة بما في ذلك طلبات الإرجاع/التبديل والعروض السعرية يمكن إرفاقها بكل حالة دعم. سيربط نظام إدارة الطلبات هذه الوثائق تلقائيًا بالعناصر، طلبات البيع، والعملاء الصحيحة.
- إذا تم إصدار فاتورة للمنتج الذي تم إرجاعه، سيقوم EMERGE تلقائيًا بإصدار مذكرة ائتمان مطابقة للفاتورة. سيتم تعديل مستوى المخزون وفقًا لذلك عند إرجاع العنصر إلى المستودع المخصص له.
إدارة طلبات الإنتاج
بالنسبة لبعض الشركات التي تقوم بالتصنيع والتجارة بالجملة، يقدم EMERGE وحدة الإنتاج التي تساعدك على مراقبة عملية التصنيع بالتفصيل.
- يمكنك إنشاء قوالب إنتاج لخطوط المنتجات التي لديها تقدم تصنيع ثابت. يمكن فقط للأشخاص الذين تم منحهم حق الوصول عرض هذه القوالب، مما يضمن عدم كشف أي معلومات حساسة.
- من أوامر المبيعات المعتمدة، يمكنك إنشاء طلبات إنتاج إذا كان المنتج غير متوفر في المخزون، وذلك للحفاظ على المخزون منخفض وتوفير النقد في المخزون الراكد.
- سيتم تتبع خط الإنتاج بالكامل أو طلب الإنتاج مع معلومات كاملة مثل حالة كل مرحلة مع فاتورة المواد ومعلومات إضافية حول الدُفعة أو انتهاء الصلاحية.
- في EMERGE، يمكنك إعداد وحدات قياس أساسية ووحدات قياس إضافية. مع هذا النهج للمنتجات والمواد، يصبح الإدارة والتتبع أسهل وأكثر تفصيلاً. هذا يساعد أيضاً في التصنيع عندما تتطلب بعض المنتجات صيغاً معقدة.
منصة الشراء بين الشركات eCart
تقدم EMERGE حلاً مستقرًا وفعالًا من حيث التكلفة لإدارة الطلبات لشركات التوزيع بالجملة يُسمى eCart. إنها منصة شراء بين الشركات (B2B) حيث يمكنك دعوة عملائك بسهولة للتسوق في متجرك المخصص.
- قم بإعداد قوائم الأسعار لحملات الترويج أو العملاء المخلصين الفرديين بأسعار ثابتة أو خصومات أو أسعار متدرجة لكل منتج أو حتى للمنتجات المتنوعة.
- سيتم مزامنة طلب العميل وتحديثه مع طلبات المبيعات الخاصة بك في التدفق القياسي. يمكنك أيضًا تعيين الموافقات لطلبات المبيعات القادمة من eCart.
- يمكن للعملاء تنزيل مستندات مثل طلبات المبيعات والشحنات والفواتير أو تتبع حالة طلبات المبيعات من جانبهم بسهولة. بهذه الطريقة، يمكنك توفير الوقت لكل من العملاء ومندوبي المبيعات مع ضمان تجربة تسوق مخصصة للعميل.
- جميع معلومات العملاء عن مشترياتهم مع شركتك مثل القيمة الإجمالية للطلبات التي قاموا بها، مشترياتهم في eCart، مذكرات الائتمان، المدفوعات أو أي ديون مخزنة في النظرة العامة لكل عميل في EMERGE.
التكامل
- للمحاسبة: QuickBooks Online و Xero مدمجان في EMERGE. يمكنك تصدير البيانات المالية المهمة مثل الفواتير والمدفوعات وتعديلات مخزون تكلفة البضاعة المباعة بسهولة إلى برنامج المحاسبة الخاص بك.
- لإدارة المستودعات: برنامج جرد الباركود مدمج بالكامل، مما يتيح لك مسح العناصر لتحديثات الجرد، تنفيذ الطلبات، وتسريع عمليات الشحن.
- للتجارة الإلكترونية: Shopify، Magento و WooCommerce مدعومة، مما يتيح لك مزامنة كتالوج المنتجات واستيراد طلبات العملاء مباشرة إلى EMERGE.
- للفواتير والمدفوعات: تكامل Airwallex و Stripe يسمح لك بإرسال الفواتير الرقمية واستلام المدفوعات بسهولة، مما يسرع من تدفق السيولة النقدية لديك. كما تدعم EMERGE واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة إذا احتاج عملاؤك إلى طرق دفع بديلة.
- لشحن وتنفيذ الطلبات: نحن ندعم التكامل مع ShipStation لإدارة شركات الشحن، طباعة الملصقات، وتتبع عمليات التسليم نيابة عنك.
تطبيق إدارة الطلبات في أعمال التوزيع بالجملة في الوقت الحاضر وتحدياته
تلعب إدارة الطلبات دورًا حاسمًا في الأداء الفعال للشركات، وخاصة في شركات التوزيع بالجملة. لقد خضع مشهد التوزيع بالجملة لتغييرات ملحوظة، مما أدى إلى ظهور تحديات جديدة في مجال إدارة الطلبات.
غالبًا ما تتشكل هذه التحديات من خلال عوامل مثل التقدم التكنولوجي السريع، وتوقعات العملاء المتغيرة، وتعقيدات شبكات سلسلة التوريد العالمية. يعد التكامل السلس مع منصات التجارة الإلكترونية، وإدارة محافظ المنتجات المتنوعة، وضمان الرؤية في الوقت الفعلي للمخزون، وتحسين عمليات استيفاء الطلبات من بين التحديات المعاصرة التي تواجهها الشركات في مجال إدارة الطلبات الديناميكي.
بالإضافة إلى ذلك، تفرض الحاجة إلى أمان البيانات والامتثال للوائح المتطورة تحديات مستمرة في الحفاظ على سلامة وكفاءة حلول إدارة الطلبات.
وبالتالي، تحتاج حلول إدارة الطلبات إلى التكيف مع هذه التغييرات للحفاظ على عمليات سلسة وفعالة. لتحديد الحل المناسب لشركتك، من الضروري أولاً فهم الأسباب التي تجعل مثل هذا الحل ضروريًا.
لماذا تحتاج شركتك إلى برنامج إدارة الطلبات؟
لأن برنامج إدارة الطلبات هو حل محوري في التجارة الحديثة، حيث يعمل على تبسيط دورة حياة الطلبات بالكامل لتحقيق التميز التشغيلي. يضمن حل إدارة الطلبات هذا الدقة والسرعة والقدرة على التكيف، وأتمتة المهام المعرضة للأخطاء وتعزيز أساس عملك. من خلال التكامل السلس في الأنظمة الأساسية، فإنه يخلق منصة موحدة لاتخاذ القرارات المستنيرة، وتحسين التعاون الداخلي وتوفير رؤية شاملة لديناميكيات عملك.
إن قدرة البرنامج على التكيف أمر بالغ الأهمية في التعامل مع تقلبات السوق والتغيرات في سلوك العملاء واللوائح المتطورة. تصبح مرونته أصلًا لا يقدر بثمن للشركات التي تسعى جاهدة لتحقيق الاستدامة والنمو. من خلال توحيد المعلومات، وتعزيز التواصل بين الأقسام، وكسر الحواجز، يعزز برنامج شراء الطلبات الإنتاجية الإجمالية، مما يخلق بيئة تعاونية تتوافق مع الأهداف المشتركة.
وEMERGE، برنامج شراء الطلبات المتطور المصمم لرفع مستوى عمليات عملك. بفضل واجهته سهلة الاستخدام، يضمن EMERGE تجربة سلسة في إدارة الطلبات والمخزون وعلاقات العملاء. فهو يتجاوز الأتمتة، حيث يوفر القدرة على التكيف مع احتياجات العمل الديناميكية ويوفر رؤى في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات مستنيرة. EMERGE ليس مجرد أداة لتحديات اليوم؛ بل هو شريكك الاستراتيجي لتحقيق النجاح المستقبلي في المشهد المتطور باستمرار للتجارة الحديثة.
